Hysbysiad Preifatrwydd
Manylion adnabod a manylion cysylltu’r rheolwr data
ARA Commercial Limited (‘yr ARA’) yw’r rheolwr data ar gyfer cynllun tocynnau darllenwyr y Cerdyn Archifau (‘y cynllun’). Mae’r ARA wedi’i gofrestru fel rheolwr data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Dyma gyfeiriad post a manylion cysylltu’r ARA:
Prioryfield House
20 Canon Street
Taunton
TA1 1SW
01823 327 077
aracommercial@archives.org.uk
Categorïau data personol sy’n cael eu dal gan y cynllun
(a) Gwybodaeth rydych chi’n ei rhoi i ni
Bydd y data personol sydd gennym fel rhan o'r cynllun wedi cael ei rhoi’n uniongyrchol gennych chi wrth ichi gofrestru i gael y cerdyn. Dyma’r categorïau data hyn: enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad ebost, ffotograff pasbort a’ch dyddiad cofrestru/dyddiad adnewyddu cofrestriad.
(b) Gwybodaeth rydyn ni’n ei chasglu amdanoch chi
Yn ychwanegol, pan fyddwch yn defnyddio’ch cerdyn mewn archifau sy’n cymryd rhan yn y cynllun ac sy'n gofyn ichi sganio’r cerdyn wrth fynd i mewn, bydd y cynllun yn casglu ac yn cofnodi lleoliad, dyddiad ac amser eich ymweliad â’r archif honno. Fydden ni ddim yn defnyddio’r data hwnnw at unrhyw ddiben arall heblaw i ymchwilio i golled neu ddifrod i gasgliad mewn archif.
Dydyn ni ddim yn casglu data personol sensitif (sy’n cael ei adnabod hefyd fel data categori arbennig) gennych fel rhan o'r cynllun hwn. Wrth ichi gofrestru, byddwn yn gofyn a ydych yn fodlon llenwi ffurflen fer i fonitro amrywiaeth. Mae’r data sy’n cael ei gasglu drwy’r broses honno’n gwbl ddienw ac nid yw’n cael ei gysylltu mewn unrhyw ffordd â’ch cofrestriad.
Diben y prosesu
Diben y gwaith prosesu yw gwella diogelwch y casgliadau yn yr holl archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun, a hynny drwy sicrhau bod pob deiliad cerdyn yn darparu cadarnhad digonol i ddangos pwy ydyn nhw cyn cael dogfennau gwreiddiol yn yr archifau.
Yn ychwanegol, mae’r gwaith prosesu’n creu cofnod o'r adegau unigol y defnyddir y cerdyn, sef cofnod sy'n cael ei storio rhag ofn y ceir ymchwiliad i golled neu ddifrod i gasgliad mewn archif.
I ddeiliaid cerdyn, mae'r cynllun yn caniatáu mynediad at gasgliadau’r holl archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun ar ôl iddyn nhw orffen cofrestru, a hynny heb fod angen profi pwy ydyn nhw eto.
Mae data dienw yn cael ei greu o ganlyniad i’r gwaith prosesu a defnyddir y data hwn at ddibenion dadansoddi ystadegol yn unig, er enghraifft i asesu lefelau aelodaeth y cynllun ar draws gwahanol ardaloedd lleol.
Amodau prosesu
Y sail gyfreithiol ar gyfer ein gwaith prosesu data (yr amodau ar gyfer prosesu) yw er mwyn cyflawni contract rhwng yr ARA fel rheolwr data a chithau fel y testun data. Mae'r contract sydd gennyn ni gyda chi yn caniatáu mynediad at ddeunydd archif gwreiddiol yn yr holl archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun, yn gyfnewid am gadarnhad digonol gennych chi i ddangos pwy ydych chi wrth gofrestru.
Mae’r gwaith prosesu’n cael ei wneud ar sail nid-er-elw ac mae’n ymwneud ag aelodaeth o'r cynllun yn unig.
Am resymau technegol, mae’r ARA yn defnyddio iFinity PLC, sef prosesydd data, i brosesu’ch data. Mae'r trefniant hwn yn dod o dan gytundeb prosesu data sy'n ei gwneud yn ofynnol i’n prosesydd gadw’ch data personol chi’n ddiogel a’i brosesu yn unol â'n cyfarwyddiadau ninnau. Mae’r data’n cael ei brosesu yn y Deyrnas Unedig ac nid yw’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r awdurdodaeth hon am unrhyw reswm. Os bydd angen inni drosglwyddo’ch data y tu allan i'r Deyrnas Unedig yn y dyfodol, byddwn yn rhoi gwybod ichi cyn ei drosglwyddo ac yn sicrhau bod mesurau diogelwch priodol ar waith i ddiogelu trosglwyddiad eich data personol.
Heblaw’r prosesydd data, nid yw’r ARA yn rhannu’r data rydych chi’n ei roi gydag unrhyw drydydd partïon ac eithrio’r archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun. Mae gan yr archifau sy'n cymryd rhan fynediad cyfyngedig i’r set ddata, sef at yr elfennau hynny y mae arnyn nhw eu hangen er mwyn rhedeg y cynllun yn gywir yn unig, ac felly er mwyn rhoi mynediad i chi at eu deunydd archif gwreiddiol pan fyddwch yn ymweld â nhw.
Pan fyddwch yn rhoi’ch caniatâd pendant, wrth gofrestru, i dderbyn deunydd marchnata a hyrwyddo gennym yn achlysurol, byddwn yn cysylltu â chi o dro i dro gyda newyddion a digwyddiadau sydd yn yr arfaeth ac a fydd yn ein barn ni o ddiddordeb i chi yn ôl eich dewisiadau ar gyfer derbyn newyddion cenedlaethol a/neu leol am archifau. Os byddwch chi wedyn yn dymuno tynnu'ch cydsyniad i gael deunydd hyrwyddo yn ôl, gallwch olygu'ch dewisiadau unrhyw bryd drwy ddefnyddio'r cyfleuster 'dileu tanysgrifiad'. Nid yw tynnu'ch cydsyniad yn ôl fel hyn yn effeithio ar eich aelodaeth o'r cynllun mewn unrhyw fodd.
Pa mor hir rydyn ni’n cadw’ch data
Bydd y data y byddwch yn ei ddarparu yn ystod y broses gofrestru yn cael ei gadw tra byddwch yn aelod o'r cynllun. Rhaid ichi adnewyddu’ch Cerdyn Archifau bob pum mlynedd. Er mwyn adnewyddu’ch cerdyn, bydd rhaid ichi gadarnhau eto pwy ydych chi a beth yw’ch cyfeiriad presennol mewn archif sy'n cymryd rhan yn y cynllun.
Os daw’ch aelodaeth i ben ac na chaiff ei hadnewyddu, byddwn yn cadw’ch data am ddeng mlynedd, a hynny am resymau diogelwch rhag ofn y ceir ymchwiliad i golled neu ddifrod i gasgliad mewn archif.
Os byddwch yn dechrau cofrestru heb orffen, byddwn yn cadw’ch data am gyfnod o dri mis ac ar ôl hyn bydd yn cael ei ddinistrio.
Eich hawliau data
O dan amgylchiadau penodol, mae gennych hawliau o dan y deddfau diogelu data mewn perthynas â'ch data personol. Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un neu ragor o'r hawliau isod, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data yn
aracommercial@archives.org.uk gan ddefnyddio’r pennawd Cais Testun am Weld Gwybodaeth.
1. Yr hawl i gael eich hysbysu: Rydym o dan rwymedigaeth i fod yn agored a thryloyw yn y modd rydyn ni’n trafod eich data. Ein hysbysiad preifatrwydd yw un o'r ffyrdd rydym yn ceisio gadael ichi wybod sut mae’ch data’n cael ei drafod.
2. Yr hawl i weld gwybodaeth: Mae gennych chi hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol a ddarparwyd gennych wrth gofrestru ac o’r cofnodion dilynol o’ch ymweliadau ag archifau, drwy gyflwyno Cais Testun am Weld Gwybodaeth i’r ARA. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, ewch i:
https://ico.org.uk/for-the-public/personal-information/
3. Yr hawl i gywiro: Mae gennych chi hawl i ofyn i ddata personol anghywir gael ei gywiro neu ei ddiweddaru heb oedi amhriodol. Pan fydd cywiro data yn golygu diweddaru’ch cyfeiriad post, rydym yn gofyn ichi roi tystiolaeth ddigonol o’r newid cyfeiriad gyda'ch cais
4. Yr hawl i gyfyngu ar waith prosesu: Gallwch ofyn am i’r gwaith prosesu gael ei gyfyngu, megis lle rydych chi’n herio cywirdeb y data personol. Mae hyn yn golygu y gallwn ni storio’r data personol yn unig ac nid ei brosesu ymhellach ac eithrio o dan amgylchiadau cyfyngedig.
5. Yr hawl i wrthwynebu: Gallwch wrthwynebu mathau penodol o brosesu, megis marchnata uniongyrchol. Mae'r hawl i wrthwynebu hefyd yn gymwys i fathau eraill o brosesu megis prosesu at ddibenion ymchwil wyddonol, hanesyddol neu ystadegol (er bod gwaith prosesu’n dal i allu cael ei wneud am resymau’r budd cyhoeddus).
6. Hawliau ynglŷn â phenderfyniadau awtomataidd a phroffilio awtomataidd: Mae'r gyfraith yn darparu mesurau diogelu i chi yn erbyn y risg y gallai penderfyniad niweidiol posibl gael ei wneud heb ymyrraeth dynol. Nid yw’r ARA yn gwneud dim penderfyniadau awtomataidd na gwaith proffilio awtomataidd o’r fath.
7. Yr hawl i gludo data: Pan fo data personol yn cael ei brosesu ar sail cydsyniad a thrwy ddulliau awtomataidd, mae gennych chi hawl i gael eich data personol wedi’i drosglwyddo’n uniongyrchol o'r naill reolwr data i’r llall pan fo hynny'n dechnegol bosibl.
8. Yr hawl i ddileu: Gallwch ofyn am ddileu’ch data personol pan na fydd y data personol yn angenrheidiol mwyach mewn perthynas â’r dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer a phan fo’r cyfnod cadw perthnasol a amlinellir uchod wedi dod i ben. Er hynny, mae data personol o'r fath yn cael ei ddileu’n awtomatig ar ôl iddo ddod i ben.
9. Yr hawl i gwyno am waith trafod data: Mae’r ARA yn gosod safonau uchel iawn ar gyfer casglu a defnyddio data personol mewn modd priodol. Rydym felly yn cymryd unrhyw gwynion ynghylch trafod data o ddifrif. Rydym yn eich annog i dynnu’n sylw at enghreifftiau lle mae'r defnydd ar ddata yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol ac rydym hefyd yn croesawu awgrymiadau ar gyfer gwelliannau.
Yn y lle cyntaf, rydym yn gofyn ichi geisio datrys materion trafod data yn uniongyrchol gyda ni. Rydym wedi ymrwymo i drafod data mewn modd priodol ac rydym yn hyderus y gallwn ddatrys y mwyafrif o faterion yn anffurfiol.
Os ydych yn dal yn anfodlon ar ôl cael ymateb i'ch cwyn, gallwch gyflwyno cwyn arall i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoleiddio sut mae sefydliadau yn y Deyrnas Unedig yn trafod data ac mae’n gweithio i gynnal hawliau data dinasyddion. Mae eu gwefan yn cynnig rhagor o wybodaeth ar yr hawliau sydd ar gael ichi:
https://ico.org.uk/for-the-public/
Fydd dim rhaid ichi dalu ffi i gael mynediad at eich data personol (nac i arfer unrhyw un neu ragor o'r hawliau eraill). Er hynny, fe allwn ni godi ffi resymol os bydd eich cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu’n ormodol. Fel arall, gallwn wrthod cydymffurfio â'ch cais o dan yr amgylchiadau hyn ac os felly byddwn yn rhoi gwybod ichi.
Gall fod angen inni ofyn am wybodaeth benodol gennych i'n helpu i gadarnhau pwy ydych chi a sicrhau’ch hawl i weld eich data personol (neu i arfer unrhyw un neu ragor o’ch hawliau eraill). Mesur diogelwch yw hwn, i sicrhau nad yw data personol yn cael ei ddatgelu i neb sydd heb hawl i'w gael.
Rydym yn ceisio ymateb i bob cais dilys o fewn mis. Weithiau gall gymryd yn hirach na mis os yw’ch cais yn arbennig o gymhleth neu os ydych wedi gwneud nifer o geisiadau. Os felly, byddwn yn rhoi gwybod ichi ac yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ichi’n gyson.
Y gyfraith ynglŷn â’r polisi hwn
Ni fwriedir i’r hysbysiad hwn ffurfio contract na chreu unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol nad ydynt eisoes wedi'u cynnwys yn y ddeddfwriaeth bresennol. Mae’r hysbysiad wedi’i baratoi yn unol â’r ddeddfwriaeth a ganlyn: Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data 2016 (2016/679 EU) fel y’i deddfwyd yn y ddeddfwriaeth ddomestig a Deddf Diogelu Data 2018.
Newid y ddogfen hon
Gallwn newid yr hysbysiad a'r polisi hwn o dro i dro drwy godi’r fersiwn newydd ar ein gwefan neu ei anfon at gleientau a thrydydd partïon eraill rydyn ni’n ymwneud â nhw.
Dyddiad gweithredol
Bydd yr hysbysiad hwn yn gymwys ar Medi 2019 ac o’r dyddiad hwnnw ymlaen.