Sut i gael Cerdyn

Beth yw’r Cerdyn Archifau?

Tocyn darllenydd archifau unigol yw’r Cerdyn Archifau ac mae’n rhoi mynediad ichi i doreth o ddeunyddiau archif gwreiddiol mewn archifdai ledled y Deyrnas Unedig.  Mae angen ichi wneud cais am Gerdyn os ydych yn dymuno gweld dogfennau gwreiddiol yn unrhyw un neu ragor o'r archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun. 

Mae cynllun y Cerdyn Archifau’n cael ei weithredu gan ARA Commercial, sy’n is-gwmni i’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion, sef y prif gorff i archifau yn y Deyrnas Unedig ac Iwerddon.

Pwy all gofrestru i gael Cerdyn Archifau?

Caiff unrhyw un sy’n 14 oed neu drosodd wneud cais am Gerdyn Archifau, sydd ar gael yn rhad ac am ddim ac sy’n ddilys am bum mlynedd. 

Sut mae cael Cerdyn Archifau?

Gallwch ddechrau’r broses gofrestru syml heddiw trwy glicio ‘Cofrestru’, a fydd yn mynd â chi’n syth i’r ffurflen gais. 

I orffen cofrestru, bydd angen ichi ymweld ag un o'r archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun o fewn tri mis ar ôl cyflwyno’ch ffurflen, gan fynd â dau fath o ddogfen adnabod, un o’r naill a’r llall o’r ddwy restr isod.  Bydd aelod o staff yr archifau’n gwirio bod y rhain yn ddilys ac, os ydyn nhw, yn rhoi’ch Cerdyn i chi. 

I arbed amser ar ôl cyrraedd, rydym yn argymell eich bod yn dechrau cofrestru ar-lein cyn eich ymweliad.  Wedyn, y cyfan y bydd rhaid ichi ei wneud pan fyddwch yn ymweld â’r archif yw profi pwy ydych chi. 

Mae ffotograff pasbort diweddar (pen ac ysgwyddau yn unig) ar ffurf electronig yn rhan hanfodol o'r broses gofrestru.  Gallwch naill ai ychwanegu hwn at eich ffurflen gofrestru eich hun neu aros nes y byddwch yn ymweld ag archif o’ch dewis i orffen cofrestru, lle bydd aelod o’r staff yn tynnu’ch llun. 

Mae angen ichi gwblhau'r broses gofrestru o fewn tri mis ar ôl cyflwyno’ch ffurflen, neu fel arall caiff ffurflen ei dileu a bydd rhaid ichi deipio’ch manylion eto.

Sut mae ychwanegu fy ffotograff i fy hun i’r ffurflen?

Mae Cam 3 o’r ffurflen gofrestru’n caniatáu ichi ddewis ffeil ddelwedd o blith eich ffeiliau chi’ch hun.  Os ydych yn mynd i ychwanegu’ch ffotograff eich hun, mae'n werth ei gael yn barod i’w lwytho fel ffeil ddelwedd ar wahân cyn i chi ddechrau llenwi'r ffurflen.

Os yw’r ffeil ddelwedd rydych chi wedi’i dewis yn fwy na 100Kb o ran ei maint, bydd angen addasu maint y ddelwedd.  Os nad ydych yn siŵr sut i newid maint ffeil ddelwedd, mae digon o ganllawiau ar gael ar-lein, er enghraifft: https://www.digitaltrends.com/computing/how-to-resize-an-image/.

Cofiwch y dylai’r llun rydych chi wedi’i ddewis ddangos eich pen a'ch ysgwyddau yn unig, a dangos eich wyneb yn glir. 

Pa ddogfennau adnabod y mae angen imi eu dangos?

Mae’r dogfennau adnabod y mae angen eu dangos i staff yr archifau pan fyddwch yn gorffen cofrestru i’w gweld isod a dylech ddewis un o restr A ac un o restr B

Rhaid i bob dogfen y byddwch yn ei defnyddio i brofi pwy ydych chi fod yn fersiynau cyfredol a/neu y rhai mwyaf diweddar pan fyddwch yn eu dangos.  

Sylwer: pan fo’r un ddogfen (megis trwydded yrru) yn ymddangos yn rhestr A ac yn rhestr B, chewch chi ddim defnyddio'r un ddogfen fel eich prawf adnabod a’ch prawf cyfeiriad. 

A.  Prawf adnabod (rhaid iddo gynnwys llofnod dilys):

  • Pasbort 
  • Trwydded yrru
  • Cerdyn banc 
  • Cerdyn credyd 
  • Cerdyn adnabod staff y Llywodraeth / cyngor lleol
  • Cerdyn adnabod dinesydd o’r Deyrnas Unedig neu wladolyn arall o’r Undeb Ewropeaidd
  • Cerdyn gwarant Heddlu / Tollau / Swyddfa Gartref
  • Cerdyn adnabod Lluoedd Ei Mawrhydi
  • Trwydded Meistr Môr/Awyr 
  • Cerdyn NUJ 

B.  Prawf cyfeiriad:

  • Trwydded yrru gyda chyfeiriad
  • Trwydded deledu
  • Bil cyfleustodau (a anfonwyd yn ystod y tri mis diwethaf) 
  • Cyfriflen banc / cymdeithas adeiladu (a anfonwyd yn ystod y tri mis diwethaf) 
  • Cyfriflen cerdyn credyd (a anfonwyd yn ystod y tri mis diwethaf) 
  • Bil treth gyngor / llyfr rhent cyngor (y bil mwyaf diweddar)
  • Cyfriflen Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi 
  • Pasbortau gyda chyfeiriad (pan fo’r cyfeiriad wedi’i roi’n swyddogol gan yr awdurdod a roddodd y pasbort) 
  • Cerdyn adnabod dinesydd o’r Deyrnas Unedig neu wladolyn arall o’r Undeb Ewropeaidd gyda chyfeiriad
  • Trwydded i aros gan y Swyddfa Gartref 
  • Tystysgrif prifysgol ar gyfer neuadd breswyl (wedi’i stampio ac wedi’i lofnodi gan y sefydliad) 
  • Trwydded Dryll o’r Deyrnas Unedig 
  • Polisi yswiriant cartref (rhaid i’r polisi fod mewn grym)
  • Cerdyn ffotograff rhyngwladol i fyfyriwr

Beth os nad yw’r dogfennau adnabod angenrheidiol gen i?

Os na allwch chi ddangos un neu’r ddwy o'r dogfennau angenrheidiol ar y diwrnod y byddwch yn ymweld â’r archif, siaradwch ag aelod o staff yr archif yno, a fydd fel arfer yn gallu rhoi tocyn dros dro ichi sy'n ddilys ar gyfer y diwrnod yn unig yn yr archif rydych yn ymweld â hi.

Os nad oes gennych unrhyw un o'r dogfennau adnabod ar y rhestr, neu os nad oes gennych gyfeiriad cartref sefydlog, siaradwch ag aelod o staff yr archif pan ewch chi yno, a fydd yn eich helpu i ddod o hyd i ffordd i ddefnyddio'r gwasanaeth yno.  Mae'n ddrwg gennym na allwn roi Cerdyn Archifau ichi heb ddull adnabod digonol. 

Os ydych yn 14 oed neu drosodd ac yn dal yn yr ysgol neu'r coleg, os na allwch ddarparu un neu’r ddwy o'r dogfennau angenrheidiol o'r rhestr uchod, yn lle hynny gallwch ddod â llythyr ar bapur pennawd wedi’i lofnodi gan eich athro neu’ch athrawes neu’ch tiwtor, ynghyd â thystiolaeth sy’n dangos pwy ydych chi, gan gynnwys eich enw a ffotograff portread, megis pasbort, Cerdyn Dinesydd neu gerdyn myfyriwr. Mae templed ar gael ar gyfer y llythyr y mae ei angen oddi wrth eich athro neu’ch athrawes neu’ch tiwtor.

Sut mae defnyddio’r Cerdyn?

Pan gewch eich Cerdyn, yn gyntaf dylech brintio’ch enw’n glir ar y stribed llofnod ar y cefn.  

Bydd yr holl archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun yn gofyn i chi ddangos eich cerdyn ar ryw adeg pan fyddwch yn ymweld â’u swyddfa ac yn achos y rhan fwyaf o’r archifau bydd hyn yn digwydd wrth ddesg y dderbynfa pan fyddwch yn cyrraedd.  Wedyn bydd yr archif yn cofnodi’ch ymweliad ar y system drwy sganio’r cerdyn ichi neu drwy ofyn i chithau wneud hynny. 

Ar ôl gwneud hyn, bydd y ffordd rydych yn defnyddio’ch cerdyn yn amrywio yn ôl trefn yr archif rydych chi’n ymweld â hi.  Dilynwch ganllawiau’r staff yno ynghylch beth i'w wneud nesaf.  

Gall rhai archifau ofyn ichi roi’ch cerdyn iddyn nhw tra byddwch yn defnyddio’u gwasanaeth, er mai’r cyfan a wna eraill fydd gofyn ichi ei gadw wrth law yn ystod eich ymweliad.  

Gall rhai ofyn ichi ei ddefnyddio wrth archebu dogfennau.  Os dyma’ch ymweliad cyntaf â'r archif, bydd hyn yn cael ei esbonio ichi ynghyd ag unrhyw reolau a gweithdrefnau y mae angen ichi eu dilyn yn ystod eich ymweliad. 

Beth sy’n digwydd os colla i’r Cerdyn?

Os collwch eich Cerdyn neu os caiff ei ddwyn, anfonwch neges ebost at aracommercial@archives.org.uk ar unwaith neu, yn ystod oriau swyddfa, ffoniwch yr ARA ar 01823 327077, er mwyn inni ganslo’ch Cerdyn ac atal rhywun arall rhag ei ddefnyddio.  Codir tâl o £5 am Gerdyn newydd i dalu’ch costau gweinyddol.

Beth sy’n digwydd pan ddaw’r Cerdyn i ben?

Mae’ch Cerdyn Archifau yn ddilys am bum mlynedd o'r dyddiad y mae’n cael ei roi.  Fydd dim angen Cerdyn newydd pan ddaw i ben, ond fydd y Cerdyn ddim yn cael ei gydnabod ar ein system mwyach, ac fe fydd angen ichi ei ailddeffro yn un o'r archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun, a hynny drwy ddod â dwy ddogfen adnabod eto er mwyn i’r staff eu gwirio eto. Gallwn ddiweddaru’ch llun yr un pryd. 

Os ydych wedi rhoi’ch cyfeiriad e-bost inni, cewch neges ebost awtomataidd ychydig cyn y dyddiad y daw’r Cerdyn i ben, yn gofyn i chi adnewyddu’ch Cerdyn a dod â dwy ddogfen adnabod y tro nesaf y byddwch yn ymweld ag un o'r archifau sy'n cymryd rhan yn y cynllun. 

Eich preifatrwydd

Mae cynllun y Cerdyn Archifau’n cael ei weithredu gan ARA Commercial, sy’n is-gwmni i’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion (y Deyrnas Unedig ac Iwerddon).  Mae ARA Commercial wedi’i gofrestru fel rheolwr data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.  I gael rhagor o fanylion ar sut a pham rydyn ni’n prosesu’ch data  personol, gan gynnwys eich hawliau ynglŷn â’ch data, gweler ein hysbysiad preifatrwydd llawn.